Tôi có một câu chuyện muốn kể với các bạn

Anh là 1 nhân viên sản xuất. Trong quá trình làm việc, anh có tìm tòi, học hỏi được công thức sản xuất sản phẩm. Sau quá trình dài đi làm thuê, anh tích lũy đủ kinh nghiệm sản xuất và có một số vốn đủ để anh ra ngoài mở xưởng làm riêng.

Vậy là hành trình làm kinh doanh của anh bắt đầu. Đầu tiên, anh thuê 1 nhà xưởng, sau đó anh mua sắm máy móc sản xuất, các công cụ dụng cụ và tuyển vài bạn công nhân sản xuất. Anh bắt đầu vận hành xưởng.

Mọi việc rất ổn

1. Anh tự đi nhập nguyên vật liệu và quản lý kho nguyên vật liệu. Bất kể khi nào cần thì anh sẽ vào trong kho lấy ra để sản xuất. Khi nào bận anh có thể giao cho các bạn công nhân làm việc này.
2. Dây chuyền thiếu thợ cứng và giám sát, anh kiêm thợ cứng và giám sát những người còn lại.
3. Sản xuất xong, công nhân mang hàng xếp trong kho. Anh cũng là người quản lý thành phẩm luôn.
4. Khi có sản phẩm hoàn thiện, anh cũng lại là người nghĩ cách xem bán sản phẩm thế nào. Và cũng may mắn, những lô hàng đầu tiên của anh được bán đi rất thuận lợi do có một số mối anh quen biết được từ khi còn làm ở công ty cũ.
5. Đến kỳ tính lương, anh cũng là người tính lương. Thôi thì tạm vo vậy. Trộm vía là cũng có tiền xoay vòng từ những lô hàng được bán đi.
6. Tài khoản ngân hàng của anh cũng thấy có dư dả, đủ tiền để xoay vòng các hoạt động.
7. Vậy là anh lại tiếp tục mở rộng quy mô, thực hiện vòng lặp (thứ 2 cho tới thứ n) quay trở lại bước số 1. Anh nhập nhiều nguyên vật liệu nhiều hơn với hi vọng có nhiều sản phẩm để bán và thu lại nguồn lợi nhuận lớn hơn.

Mọi thứ ổn cho đến khi vòng lặp n+1, mọi thứ có gì đó không ổn.

8. Không ổn là vấn đề gì vậy?

– Tiền trong tài khoản anh cạn dần

– Hàng anh sản xuất ra xuất đi chậm quá, còn rất nhiều hàng trong kho không bán được. Một thời gian nữa thôi là sẽ trở thành hàng lỗi thời, mất giá trị không bán được.

– Đến tháng trả lương, anh xoay từng đồng.

– Đến hạn thanh toán tiền thuê xưởng 6 tháng tiếp theo, anh cũng gom góp từng chút một.

Anh cảm thấy khó rồi đấy.

Giờ anh nghĩ xem là anh sẽ gồng gánh đến khi nào.

9. Một số giải pháp được nghĩ được

– Anh phải đi học một khóa học về kinh doanh để cải tiến tình hình công ty anh

– Thôi chắc là phải vay thêm tiền thì mới có tiền hoạt động.

Nghĩ được 1 cái là anh bắt tay vào triển khai luôn.

10. Đã vay được thêm tiền, anh quyết tâm đổi mới hơn về công việc kinh doanh của mình.

Qua việc học hỏi, anh nghĩ là bộ máy của anh cần bổ sung nhân sự.

Vậy là anh ra sức đi tuyển thêm 1 người để anh giao công việc quản lý kho bãi, hàng hóa và thu chi, gọi là kế toán nội bộ.

11. Sau nhiều nỗ lực anh đã thành công tuyển được 1 bạn, thật may lại có tí là họ hàng nên khiến anh yên tâm hơn.
12. Vậy là, anh yên tâm hơn trong khâu quản lý tiền và tài sản rồi.

Việc còn lại là anh sẽ tập trung sản xuất và bán hàng thôi.

13. Anh lại mạnh dạn đổi mới sản phẩm.

Trộm vía, những lô sản phẩm mới đầu tiên ra thị trường được hưởng ứng rất tích cực.

Anh thầm nghĩ, ơn trời, vậy là anh đã vượt qua được giai đoạn khó khăn.

Tiền trong tài khoản của anh dần tăng trở lại, anh đã bắt đầu có tiền để trả các món nợ mà anh đã vay trong giai đoạn khó khăn.

Vượt qua khó khăn và tiếp tục mở rộng phát triển

14. Anh tự tin hơn nhiều trong việc mạnh dạn đầu tư mở rộng quy mô công ty hơn.

– Anh chuẩn bị 1 món tiền thuê 1 đội nhân viên marketing và phát triển thị trường.

– Anh thuê thêm công nhân sản xuất, và tăng sản lượng sản xuất lên.

Lúc này, các khoản chi của anh bắt đầu tăng lên nhiều đó. Anh vẫn giữ vững niềm tin rằng, đã làm kinh doanh thì phải tăng trưởng và chấp nhận đầu tư trước để thu lời sau.

15. Vậy là những món tiền anh đã tích lũy được trong thời gian vừa qua, anh dồn vào việc mở rộng quy mô công ty.
16. Anh bắt đầu cảm thấy áp lực rồi. Mở mắt ra hằng ngày là đã mất rất nhiều tiền: nào là tiền thuê nhà xưởng, tiền lương nhân viên, tiền chi phí bán hàng, quan hệ.

Trong khi, sản lượng ra thị trường thì dậm chân tại chỗ y như hồi anh tự làm.

Kho hàng thì cứ ngày 1 tăng lên, nếu không thì cũng không có việc cho anh em công nhân làm.

Trong lúc khó khăn, thì những khó khăn lại rủ nhau kéo đến
17. Họa vô đơn chí

• Do nhiều công nhân sản xuất vào chưa được đào tạo và kiểm soát, dẫn đến sai sót trong khâu làm việc, dẫn đến sản phẩm lỗi trầm trọng và không kiểm soát được.

Việc bán đã khó rồi, mà giờ bán được đến tay khách thì hàng lỗi kém chất lượng bị trả về và feedback xấu, mất cả mối khách mà bấy lâu anh nỗ lực gây dựng.

• Anh có dịp được làm việc với 1 đồng chí trong công ty nhà cung cấp, và mới phát hiện ra là bây lâu anh bị thất thoát tiền do phần ăn chênh trong lúc mua hàng. Đồng chí này nghỉ việc ở công ty đang cung cấp nguyên vật liệu cho anh rồi, nên những thông tin tế nhị này anh cũng mới được biết.
• Chắc tại kho của anh đủ loại hàng hóa, trải qua mấy năm không kiểm kê nên hàng cũ hàng mới lẫn lộn. Anh rất shock khi chứng kiến nhân viên của anh ăn trộm sản phẩm về để dùng cá nhân.
• Anh thấy cực bất ổn với cái báo cáo thu chi mà anh nhận được cuối tháng.

Nhìn vào, không khác gì 1 cái sớ.

18. Thời gian gần đây, anh mất ngủ triền miên để tìm cách đưa công ty khỏi khó khăn.

Và cũng có một số sáng kiến anh sẽ quyết định làm:

• Anh đập bỏ phòng bán hàng và MKT
• Anh đuổi việc bạn nhân viên kế toán tổng hợp
• Anh giữ lại 1/3 công nhân sản xuất
• Anh quyết định thanh lý hết kho sản phẩm, bằng mọi giá, dù là cho tặng thì cũng phải clear đi.

Anh nghĩ là anh sẽ đập đi xây lại.

19. Lại đối mặt với vấn đề về vốn kinh doanh.

Trên vai anh còn gia đình.

Anh cũng bị tác động nhiều bởi gia đình anh. Bởi họ cần sự ổn định từ anh.

Nghĩ lại trước đây, anh đã từng là 1 nhân viên xuất sắc, lương cao, thưởng nhiều. Luôn dư dả về tài chính chi tiêu.

20. Anh nghĩ đi nghĩ lại, cuối cùng anh quyết định đóng cửa công ty, thanh lý toàn bộ tài sản và cho toàn bộ công nhân sản xuất nghỉ việc. Anh sẽ có thêm thời gian chau dồi, ổn định lại cuộc sống, và tích lũy thêm tài chính cho lần khởi nghiệp tiếp theo.

 

Đằng sau câu chuyện là sự trăn trở của tôi: Vì sao lại có nhiều doanh nghiệp thất bại đến như vậy?

Tôi quyết định, dành cả sự nghiệp của mình để đi tìm câu trả lời cho sự thắc mắc ấy.

Tôi đã dần sáng tỏ, dù chưa thực sự quả quyết, nhưng tôi xác định 2 nguyên nhân chính cho sự thất bại:

1. Do chủ doanh nghiệp làm doanh nghiệp theo bản năng, không thực sự được trang bị những kiến thức làm doanh nghiệp một cách bài bản. Tôi gọi đây là thiếu kiến thức về quản trị kinh doanh.
2. Do ý chí của người đứng đầu không thực sự quyết tâm.

Tôi gặp nhiều trường hợp Giám đốc thả trôi theo hoàn cảnh, thậm chí là né tránh việc đối diện với thực tế những vấn đề để xử lý một cách gốc rễ. Cái gì đến cũng đến, họ sẵn sàng việc đóng cửa doanh nghiệp một cách tương đối dễ dàng.

Ở bài viết nay, tôi sẽ chỉ tập trung vào việc phân tích nguyên nhân cho vấn đề số 1 – liên quan đến kiến thức. Vấn đề số 2 tôi sẽ đề cập ở 1 bài viết khác.

Tôi thấy 1 công thức phổ biến khi làm doanh nghiệp như thế này:

Ý tưởng kinh doanh + Vốn = Công ty sản xuất kinh doanh.

Tất nhiên, công thức này sẽ tương đối đúng với giai đoạn mới hình thành. Từ khâu ra sản phẩm, đến khâu bán hàng rất gọn gàng và dễ làm. Điều này khiến cho các chủ doanh nghiệp chủ quan nghĩ rằng, làm doanh nghiệp cũng khá là đơn giản.

Tuy nhiên, không ai muốn dậm chân tại chỗ cả. Doanh nghiệp nào cũng muốn phát triển và tăng trưởng lên.

Vấn đề sẽ chỉ xuất hiện khi quy mô công ty phình to dẫn đến việc dần mất kiểm soát.

Lúc này, các ông, bà chủ doanh nghiệp mới ngày đêm trăn trở suy nghĩ phương án tháo gỡ khó khăn. Lúc ấy họ mới nghĩ sẽ đi học để bồi dưỡng thêm kiến thức để điều hành công ty vượt qua khó khăn. Hoặc họ sẽ tìm các nguồn lực là các đơn vị tư vấn để giúp họ.

Các phương án như vậy tôi cho là khá tốt rồi. Tuy nhiên, ở khía cạnh chỉ ra gốc dễ của vấn đề, tôi cho rằng, khi đã quyết định làm doanh nghiệp, thì phải có tầm nhìn dài hạn ngay từ đầu. Từ đó, những người làm chủ doanh nghiệp phải nhìn nhận một cách thấu đáo các vấn đề trong khâu quản trị kinh doanh để từ đó đưa ra các lộ trình phù hợp để phát triển công ty.

Giải pháp gốc rễ của tôi trong việc thiết lập bộ máy quản trị doanh nghiệp ngay từ giai đoạn trước khi hoạt động doanh nghiệp

Với giai đoạn đầu mới, thì có thể tối ưu các nguồn lực bằng việc tinh gọn hệ thống, nhưng không có nghĩa là để xuất hiện các lỗ hổng.

** Chuỗi giá trị của Michael Porter

Các doanh nghiệp trong những giai đoạn mới đầu thường hay để hổng rất nhiều các chức năng và các nguyên tắc để quản trị bộ máy.

Để công ty trụ vững trên thị trường và phát triển bền vững, việc chuyên môn hóa các chức năng và đưa vào các nguyên tắc kiểm soát là điều vô cùng quang trọng.

Tôi có tổng hợp lại các yếu tố trong hệ thống quản trị doanh nghiệp như sau:

Một công ty sẽ bắt đầu từ chiến lược và văn hóa doanh nghiệp. Đó chính là kim chỉ nam để thiết lập ra các mục tiêu hoạt động, bộ máy và các nguyên tắc quản trị.

Chỉ khi doanh nghiệp thiết lập tốt các bước đầu là chiến lược, văn hóa doanh nghiệp, mục tiêu, cơ cấu tổ chức và hệ thống các quy trình làm việc, thì khâu tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh mới có định hướng tốt và kiểm soát chặt chẽ thông qua chu trình P-D-C-A. (Lập kế hoạch, tổ chức thực hiện, kiểm tra đánh giá và cải tiến).

Thiết lập bộ máy hoạt động sẽ với các cấp quản trị và sự chuyên môn hóa sẽ giúp cho doanh nghiệp đi từng bước vững chãi, và đạt được những mục tiêu đề ra trong ngắn và dài hạn.

Giải pháp nguồn nhân lực ngành quản trị

Bên cạnh nguyên nhân đến từ những người làm chủ doanh nghiệp, tôi cho rằng, lực lượng lao động của Việt Nam khá là thiếu hụt nhân lực chuyên môn trong nghề quản trị kinh doanh để tham gia vào chuỗi giá trị hoạt động của doanh nghiệp, trợ giúp cho các nhà điều hành.

Hầu hết các trường đại học, cao đẳng khối kinh tế đều có chuyên ngành Quản trị kinh doanh, quản trị doanh nghiệp, thậm chí là đầu vào tuyển sinh chuyên ngành này khá hot.

Tuy nhiên có 1 điều tôi lấy làm lạ, đó là tôi đã chứng kiến nhiều sinh viên quản trị kinh doanh, quản trị doanh nghiệp ra trường bị mất định hướng trong công việc.

Một phần họ sẽ chọn nghề bán hàng. Một phần khác, họ sẽ học thêm một số chứng chỉ như xuất nhập khẩu, marketing hay kế toán để theo đuổi các nghề nghiệp với những chuyên môn họ đã tích lũy được qua chứng chỉ. Điều đó là sự lãng phí nguồn tài nguyên nhân lực chuyên ngành quản trị.

Tôi có một giải pháp để phát huy vai trò của các nhân sự chuyên ngành quản trị trong việc tham gia vào chuỗi giá trị của doanh nghiệp. Tôi đặt tên cho họ là Trợ lý Giám đốc. Họ sẽ phụ trách các công việc về quản trị để giúp việc cho giám đốc tổ chức doanh nghiệp theo hướng bài bản và chuyên nghiệp.

Đó sẽ là một hành trình dài mà tôi cần nghiêm túc theo đuổi.

Một mặt, tôi cần làm việc với các Giám đốc doanh nghiệp để họ hiểu vai trò của việc quản trị doanh nghiệp trong khi họ làm doanh nghiệp.
Mặt khác, tôi cần làm cho các chủ doanh nghiệp hiểu rằng, họ đã có sẵn nguồn nhân lực khối ngành quản trị sẽ giúp việc được cho họ.

Và một việc quan trọng nữa, đó là việc định hướng nghề nghiệp cho các bạn muốn theo đuổi chuyên môn quản trị.

Tôi đã, đang và sẽ vững tin theo đuổi hành trình sự nghiệp mà tôi đã đặt ra sứ mệnh cho mình: Hỗ trợ các doanh nghiệp nâng cao năng lực cạnh tranh bằng việc thiết lập hệ thống quản trị vận hành doanh nghiệp bài bản, hướng tới phát triển bền vững.

 

Tác giả: Thu Trang.