Khi một hệ thống vận hành bị mắc kẹt trong những vấn đề lặp lại
Có những doanh nghiệp không sụp đổ ngay lập tức. Doanh nghiệp đó vẫn có doanh thu, vẫn có con người, vẫn có hoạt động mỗi ngày. Nhưng nếu quan sát đủ lâu, người ta sẽ nhận ra rằng hệ thống đó không thực sự tiến lên.
Một vấn đề lặp lại không phải là một sự cố ngẫu nhiên
Trong quá trình vận hành, mỗi doanh nghiệp đều gặp vấn đề. Tuy nhiên, khi một vấn đề lặp lại nhiều lần dưới những hình thức khác nhau, thì vấn đề đó không còn là sự cố riêng lẻ. Nó là biểu hiện của một điểm nghẽn trong hệ thống.
Ban lãnh đạo có thể đã từng đưa ra quyết định để xử lý. Đội ngũ có thể đã từng điều chỉnh cách làm việc. Nhưng sau một thời gian, vấn đề vẫn quay trở lại.
Điều này không xảy ra vì doanh nghiệp thiếu nỗ lực. Điều này xảy ra vì hệ thống vận hành chưa được nhìn đúng và chưa được xử lý đến tận gốc.
Khi hệ thống vận hành tạo ra trạng thái “mệt mỏi tập thể”
Một hệ thống không có cảm xúc. Nhưng những con người trong hệ thống đó thì có. Người lãnh đạo dần rơi vào trạng thái quá tải, bởi vì mọi quyết định quan trọng đều quay về một điểm: chính họ.
Đội ngũ bắt đầu mất phương hướng, bởi vì họ không nhìn thấy một cách vận hành rõ ràng và nhất quán để bám vào. Những người có năng lực không còn phát huy được hết khả năng của mình, không phải vì họ kém đi, mà vì hệ thống không còn tạo điều kiện để họ làm tốt công việc. Theo thời gian, một trạng thái âm thầm xuất hiện: Cả hệ thống vẫn hoạt động nhưng không còn đủ năng lượng để tiến lên
Mâu thuẫn lớn nhất: ai cũng muốn phát triển, nhưng hệ thống không cho phép
Trong hầu hết các doanh nghiệp, không ai muốn công ty dừng lại. Người lãnh đạo muốn doanh nghiệp phát triển để mở rộng quy mô. Đội ngũ muốn doanh nghiệp ổn định để có thể gắn bó lâu dài.
Nhưng khi các lực cản trong vận hành tồn tại, mọi nỗ lực bắt đầu đi theo một hướng khác:
- Nỗ lực không tạo ra kết quả tương xứng
- Sự phối hợp giữa các bộ phận trở nên rời rạc
- Và các quyết định không được thực thi một cách trọn vẹn
Khi đó, doanh nghiệp không thực sự tiến lên.Doanh nghiệp chỉ đang cố gắng duy trì trạng thái hiện tại.
Vấn đề không nằm ở từng cá nhân riêng lẻ
Khi một vấn đề xảy ra nhiều lần, phản xạ phổ biến của doanh nghiệp là tìm nguyên nhân ở con người.
Doanh nghiệp thay người, tăng kiểm soát, hoặc siết chặt quy trình. Những hành động này có thể tạo ra hiệu quả trong ngắn hạn. Nhưng nếu điểm nghẽn thực sự nằm ở cấu trúc vận hành, thì vấn đề sẽ tiếp tục xuất hiện dưới một hình thức khác. Khi hệ thống chưa được điều chỉnh, việc thay đổi con người chỉ làm thay đổi biểu hiện của vấn đề, chứ không làm biến mất vấn đề.
Bản chất của vấn đề nằm ở hệ thống vận hành
Một doanh nghiệp không chỉ là tập hợp của con người. Một doanh nghiệp là một hệ thống bao gồm:
- cách lãnh đạo vận hành
- cách đội ngũ phối hợp
- cách công việc được tổ chức
- và cách các quyết định được thực thi
Khi một hoặc nhiều yếu tố trong hệ thống này lệch đi, toàn bộ doanh nghiệp sẽ bắt đầu vận hành sai nhịp. Điểm nghẽn vì vậy không phải là một điểm đơn lẻ. Điểm nghẽn là kết quả của cách hệ thống được thiết kế và vận hành trong một thời gian dài.
Điểm nghẽn không tự biến mất theo thời gian
Một điểm nghẽn trong vận hành sẽ không tự biến mất nếu không được xử lý từ gốc. Ngược lại, nó có xu hướng:
- lặp lại với tần suất cao hơn
- ảnh hưởng đến nhiều bộ phận hơn
- và tiêu tốn nhiều nguồn lực hơn để xử lý
Trong quá trình đó, doanh nghiệp vẫn tồn tại. Nhưng năng lượng của hệ thống bị bào mòn từng ngày.
Nhìn đúng là bước khởi đầu của thay đổi thực sự
Trước khi một doanh nghiệp có thể cải thiện hay tăng trưởng, doanh nghiệp đó cần làm một việc cơ bản nhưng không dễ: Nhìn thẳng vào cách hệ thống của mình đang vận hành. Việc này không nhằm tìm lỗi ở một cá nhân hay một bộ phận cụ thể.
Việc này nhằm:
- hiểu đúng bản chất của vấn đề
- xác định đúng điểm nghẽn
- và tạo nền tảng cho những thay đổi có ý nghĩa
Một doanh nghiệp không dừng lại vì thiếu nỗ lực.
Doanh nghiệp dừng lại vì có những lực cản trong hệ thống vận hành chưa được tháo gỡ. Khi những lực cản này còn tồn tại, mọi cố gắng tiếp theo chỉ giúp doanh nghiệp duy trì, chứ không giúp doanh nghiệp phát triển.
Trang Nguyễn
