Lực cản trong doanh nghiệp – Vì sao nhiều tổ chức không thể chuyển động

Trong vật lý, một vật thể muốn chuyển động luôn phải vượt qua lực ma sát. Lực ma sát không phải là một thứ dễ nhìn thấy, nhưng nó tồn tại ở mọi nơi mà hai bề mặt tiếp xúc với nhau. Nếu lực đẩy không đủ lớn để thắng lực cản này, vật thể sẽ không thể dịch chuyển, dù năng lượng đã được tạo ra. Trong đó, lực ma sát được hình thành từ sự tương tác giữa hai bề mặt, và mức độ của nó phụ thuộc vào đặc tính của từng bề mặt đó.

Một doanh nghiệp cũng vận hành theo logic tương tự. Bất kỳ tổ chức nào muốn phát triển đều phải chuyển động: từ ý tưởng đến kế hoạch, từ kế hoạch đến hành động, và từ hành động đến kết quả. Tuy nhiên, trong thực tế, rất nhiều doanh nghiệp không thể đi xa, không phải vì họ thiếu mục tiêu, cũng không phải vì họ thiếu nỗ lực, mà bởi vì tổ chức của họ đang tồn tại quá nhiều lực cản vô hình.

Những lực cản này không nằm ở một điểm cụ thể, mà tồn tại ở nhiều tầng khác nhau của doanh nghiệp. Khi các lực cản này tích tụ lại, chúng khiến năng lượng của tổ chức bị tiêu hao dần, giống như một chiếc xe luôn phải chạy với phanh đang bị siết chặt.

Nếu quan sát đủ lâu, chúng ta sẽ nhận ra rằng phần lớn các doanh nghiệp đang chậm lại không phải vì họ thiếu người giỏi hay thiếu cơ hội thị trường, mà bởi vì tổ chức của họ đang phải mang theo quá nhiều “ma sát nội tại”.

Tầng thứ nhất: Lực cản từ chính người lãnh đạo

Mọi tổ chức đều bắt đầu từ người sáng lập hoặc người lãnh đạo cao nhất. Vì vậy, tầng lực cản đầu tiên và cũng là tầng sâu nhất của một doanh nghiệp luôn nằm ở chính người lãnh đạo.

Một doanh nghiệp sẽ rất khó chuyển động nếu người lãnh đạo chưa thực sự rõ ràng về con đường mà mình muốn xây dựng. Khi tầm nhìn chưa được định hình rõ ràng, các quyết định sẽ dễ thay đổi theo cảm xúc, theo áp lực ngắn hạn hoặc theo những cơ hội nhất thời. Trong trạng thái đó, tổ chức có thể liên tục bận rộn, nhưng năng lượng lại bị phân tán vào nhiều hướng khác nhau.

Ngoài ra, nhiều lãnh đạo khởi nghiệp thường bắt đầu doanh nghiệp bằng chính năng lực cá nhân của mình. Họ giỏi bán hàng, giỏi chuyên môn, hoặc giỏi kết nối thị trường. Tuy nhiên, khi doanh nghiệp bắt đầu lớn lên, những năng lực cá nhân đó không còn đủ để dẫn dắt cả một hệ thống. Nếu người lãnh đạo không chuyển hóa từ “người làm giỏi” sang “người kiến tạo hệ thống”, thì chính họ sẽ trở thành điểm nghẽn của tổ chức.

Trong nhiều trường hợp, lực cản lớn nhất của doanh nghiệp không đến từ thị trường, mà đến từ sự giới hạn trong nhận thức của chính người lãnh đạo.

Tầng thứ hai: Lực cản từ nhận thức chung của tổ chức

Ngay cả khi người lãnh đạo có tầm nhìn, doanh nghiệp vẫn có thể gặp lực cản nếu đội ngũ chưa thực sự hiểu và chia sẻ cùng một nhận thức về con đường phát triển của tổ chức.

Trong nhiều doanh nghiệp nhỏ và vừa, nhân sự thường đến với công ty chủ yếu vì công việc và thu nhập, chứ chưa thực sự hiểu rõ mục tiêu dài hạn mà tổ chức đang theo đuổi. Khi nhận thức chung chưa được hình thành, mỗi cá nhân sẽ làm việc theo cách hiểu riêng của mình, và tổ chức dần trở thành một tập hợp những nỗ lực rời rạc.

Điều này khiến cho rất nhiều quyết định của lãnh đạo không được chuyển hóa thành hành động đồng bộ trong hệ thống. Thay vì cùng nhìn về một hướng, các bộ phận lại vô tình kéo tổ chức theo những quỹ đạo khác nhau.

Lực cản nhận thức này thường không tạo ra khủng hoảng ngay lập tức, nhưng nó khiến tổ chức tiêu hao rất nhiều năng lượng để duy trì sự vận hành hàng ngày.

Tầng thứ ba: Lực cản từ hệ thống vận hành

Khi doanh nghiệp phát triển đến một quy mô nhất định, hệ thống vận hành trở thành yếu tố quyết định khả năng chuyển động của tổ chức.

Một hệ thống vận hành chưa được thiết kế rõ ràng thường tạo ra nhiều điểm nghẽn như: trách nhiệm không được phân định cụ thể, quy trình làm việc thiếu minh bạch, thông tin không được lưu chuyển hiệu quả, và nhiều quyết định nhỏ vẫn phải quay lại phụ thuộc vào lãnh đạo.

Trong môi trường như vậy, năng lượng của đội ngũ thường bị tiêu hao vào việc xử lý những vấn đề lặp đi lặp lại, thay vì được sử dụng để tạo ra giá trị mới. Những việc đáng lẽ có thể được giải quyết bằng quy trình lại phải xử lý bằng con người, và những việc đáng lẽ có thể được phân quyền lại bị giữ lại ở cấp lãnh đạo.

Khi hệ thống vận hành không đủ mạnh, doanh nghiệp sẽ giống như một cỗ máy có động cơ tốt nhưng các bánh răng không khớp với nhau.

Tầng thứ tư: Lực cản từ văn hóa đội ngũ

Văn hóa doanh nghiệp là yếu tố ít được nhìn thấy nhưng lại ảnh hưởng sâu sắc đến cách một tổ chức chuyển động.

Một đội ngũ chỉ làm việc dựa trên mệnh lệnh hoặc sự giám sát sẽ luôn cần một lượng năng lượng rất lớn để duy trì kỷ luật. Trong khi đó, một đội ngũ có văn hóa trách nhiệm và tin tưởng lẫn nhau có thể tự vận hành với ít sự kiểm soát hơn.

Khi văn hóa tổ chức chưa được hình thành, các cá nhân thường có xu hướng bảo vệ lợi ích riêng của mình, tránh rủi ro và hạn chế trách nhiệm. Trong môi trường như vậy, những sáng kiến mới rất khó được thực hiện, và mọi thay đổi đều cần rất nhiều nỗ lực từ phía lãnh đạo.

Văn hóa yếu khiến doanh nghiệp phải sử dụng quá nhiều năng lượng để duy trì trật tự, thay vì dùng năng lượng đó để phát triển.

Tầng thứ năm: Lực cản từ thị trường và môi trường bên ngoài

Ngoài các lực cản nội tại, doanh nghiệp còn phải đối diện với những lực cản đến từ môi trường bên ngoài như cạnh tranh thị trường, biến động kinh tế, thay đổi công nghệ và sự thay đổi trong hành vi khách hàng.

Tuy nhiên, điều đáng chú ý là những doanh nghiệp có nội lực mạnh thường có khả năng thích nghi tốt hơn với các biến động bên ngoài. Khi tổ chức có tầm nhìn rõ ràng, hệ thống vận hành tốt và văn hóa đội ngũ vững vàng, họ có thể điều chỉnh chiến lược nhanh chóng mà không làm tổ chức rơi vào hỗn loạn.

Ngược lại, những doanh nghiệp vốn đã tồn tại nhiều lực cản nội tại thường dễ bị tổn thương hơn trước các thay đổi của thị trường.

Khi doanh nghiệp giảm được lực cản

Một tổ chức phát triển bền vững không phải là tổ chức có nhiều năng lượng nhất, mà là tổ chức biết cách giảm thiểu những lực cản trong hệ thống của mình.

Khi người lãnh đạo có nhận thức rõ ràng về con đường phát triển, khi đội ngũ chia sẻ cùng một tầm nhìn, khi hệ thống vận hành được thiết kế minh bạch và khi văn hóa tổ chức được xây dựng trên nền tảng trách nhiệm và tin cậy, doanh nghiệp có thể chuyển động với một sự ổn định và bền bỉ hơn rất nhiều.

Trong trạng thái đó, năng lượng của tổ chức không còn bị tiêu hao vào việc xử lý rối loạn, mà được tập trung vào việc tạo ra giá trị và mở rộng cơ hội phát triển. Khi các lực cản nội tại dần được tháo bỏ, doanh nghiệp thường phát hiện ra rằng họ không cần phải chạy nhanh hơn để phát triển. Họ chỉ cần chuyển động trong một hệ thống có ít ma sát hơn.

Trong nhiều năm làm việc với các doanh nghiệp, tôi nhận ra rằng phần lớn các tổ chức không thất bại vì thiếu cơ hội. Thị trường luôn tồn tại những khoảng trống, và trong mỗi giai đoạn của nền kinh tế luôn có những ngành nghề mới mở ra. Tuy nhiên, không phải doanh nghiệp nào cũng có thể đi xa trên con đường đó.

Rất nhiều tổ chức dừng lại ở giữa hành trình không phải vì họ không đủ nỗ lực, mà bởi vì năng lượng của họ đã bị tiêu hao quá nhiều vào những lực cản bên trong chính mình.

Khi một doanh nghiệp mang theo quá nhiều lực cản, mọi bước tiến đều trở nên nặng nề. Những quyết định nhỏ cũng trở nên khó khăn. Những thay đổi cần thiết cũng gặp phải sự kháng cự. Và những cơ hội của thị trường, dù có xuất hiện, cũng khó có thể được nắm bắt kịp thời.

Ngược lại, khi một tổ chức dần tháo bỏ được những lực cản nội tại, chuyển động của doanh nghiệp sẽ trở nên tự nhiên hơn rất nhiều. Người lãnh đạo không còn phải dùng quá nhiều sức để thúc đẩy đội ngũ. Hệ thống vận hành không còn phải dựa vào sự kiểm soát liên tục. Đội ngũ không còn làm việc chỉ vì mệnh lệnh, mà bắt đầu hành động vì một mục tiêu chung mà họ thực sự hiểu và tin tưởng.

Khi lực cản được giảm đi, năng lượng của tổ chức sẽ tự nhiên được giải phóng. Và khi năng lượng được giải phóng, tổ chức có thể chuyển động theo một cách bền bỉ và ổn định hơn. Không ồn ào, không vội vã, nhưng đủ mạnh để đi rất xa.

Ở tầng sâu nhất của quản trị doanh nghiệp, phát triển không phải là câu chuyện của việc tạo ra nhiều động lực hơn. Phát triển là câu chuyện của việc nhìn thấy những lực cản đang tồn tại trong hệ thống, và kiên nhẫn tháo bỏ chúng từng tầng một.

Và đôi khi, sự trưởng thành của một doanh nghiệp bắt đầu từ một sự nhận ra rất đơn giản: điều tổ chức cần không phải là thêm nhiều năng lượng, mà là bớt đi những lực cản đang giữ chân mình.

Phát triển doanh nghiệp không bắt đầu từ việc tạo ra nhiều động lực hơn. Phát triển bắt đầu từ việc người lãnh đạo nhìn thấy những lực cản đang tồn tại trong chính hệ thống của mình.

Trang Nguyễn.