Trợ lý giám đốc là công việc đòi hỏi cả về chuyên môn, kỹ năng và phẩm chất. Điều này khiến nhiều người e dè khi lựa chọn, nhưng cũng là cơ hội phát triển cực kỳ tốt. Là thế hệ trẻ năng động và hiện đại, bạn nhất định không được bỏ qua nghề trợ lý nếu muốn có sự nghiệp rộng mở. Những chia sẻ dưới đây từ Future Talent sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về công việc này.
Nhiệm vụ cơ bản của trợ lý giám đốc
Công việc của một người trợ lý không hề ít và đều vô cùng quan trọng. Chính vì lẽ đó, khi nắm vị trí này, bạn sẽ là một trong những thành viên không thể thiếu trong một doanh nghiệp. Đây là tiền đề để bạn trau dồi bản thân và có thêm hành trang thăng tiến.
Cụ thể, trợ lý giám đốc sẽ thực hiện các nhiệm vụ cơ bản như sau:
- Nhiệm vụ tham mưu: Theo dõi, tổng hợp, cung cấp và phân tích thông tin liên quan đến hoạt động kinh doanh. Cập nhật thường xuyên các chính sách mới để giúp giám đốc đưa ra quyết định.
- Nhiệm vụ thúc đẩy công việc: Trực tiếp phân phó các nhiệm vụ cần làm tới phòng ban có liên quan; Sắp xếp, tổ chức và giám sát công việc được phân công cho các phòng ban.
- Nhiệm vụ cá nhân: Quan tâm, chăm sóc và hỗ trợ giám đốc trong các hoạt động cá nhân.
Từ những công việc chính này mà mỗi chức vụ trợ lý khác nhau sẽ cần làm nhiệm vụ cụ thể khác nhau. Hiện tại, trong doanh nghiệp sẽ có ba vị trí trợ lý giám đốc phổ biến là điều hành/tổng hợp, tài chính/hành chính nhân sự/kinh doanh và cá nhân.
- Trợ lý điều hành/tổng hợp: Tham mưu toàn bộ vấn đề nội bộ doanh nghiệp.
- Trợ lý chuyên môn: Tham mưu và thực hiện các công việc chuyên môn.
- Trợ lý cá nhân: Chăm sóc công việc cá nhân lãnh đạo như mua vé máy bay, đặt vé khách sạn khi đi công tác, thuê tài xế xe hơi,…
Xem thêm >>> Cẩm nang đào tạo trợ lý giám đốc từ A – Z
Quá trình tích lũy kỹ năng khi hành nghề
Trong quá trình làm việc, bạn sẽ phải tiếp xúc với rất nhiều người và đối mặt với nhiều tình huống, bao gồm cả bất ngờ và dự báo trước. Hoàn cảnh này khiến bạn có được quá trình tích lũy kỹ năng khi hành nghề tuyệt vời. Theo đó, với đặc trưng nhiệm vụ, thông thường, trợ lý giám đốc sẽ có các kỹ năng sau:
- Kỹ năng thích nghi: Có được qua việc đối mặt với vấn đề người điều hành đang gặp phải và hỗ trợ xử lý linh hoạt, đúng đắn. Tùy vào từng hoàn cảnh, tình huống mà người trợ lý cần có cách ứng biến khác nhau.
- Kỹ năng giao tiếp: Có được từ quá trình tiếp xúc với đồng nghiệp, khách hàng, đối tác, lãnh đạo. Kỹ năng này thể hiện ở việc nói chuyện dễ nghe, dễ hiểu, tự tin mà còn qua cách tiếp thu, ghi nhận ý kiến, nắm bắt tâm lý.
- Kỹ năng tổ chức: Có được trong quá trình tổ chức thực hiện chính sách cấp trên đề ra. Việc phân công nhiệm vụ đòi hỏi sự cẩn thận, logic và cả sự linh hoạt, thông minh. Bên cạnh đó, kỹ năng này còn tích lũy qua việc bố trí không gian làm việc, thứ tự báo cáo công việc theo tính cấp thiết.
- Kỹ năng mềm: Bao gồm khả năng ngôn ngữ, tin học văn phòng, sử dụng thiết bị kỹ thuật số.
Con đường thăng tiến của nghề trợ lý giám đốc
Là người có chuyên môn cao, lại dày dạn kinh nghiệm xử lý công việc nội bộ doanh nghiệp, trợ lý giám đốc có con đường thăng tiến rất rộng mở. Nếu biết vận dụng những gì mình đang có, bạn sẽ có cơ hội để lên vị trí cao hơn. Ngoài ra, thu nhập của bạn sẽ được cải thiện rõ rệt chỉ sau vài năm.
Nền móng cho vị trí quản lý
Trong một doanh nghiệp, giám đốc được ví là một vị tướng hoặc một vị vua. Quân sư đi theo chính là trợ lý – người đưa ra suy nghĩ và hoạch định chiến lược. Bạn sẽ có ưu thế trong việc tiếp xúc trực tiếp với các phòng ban, thấu hiểu tường tận vấn đề và tham mưu, giám sát thực hiện một cách chính xác nhất. Điều này khiến kỹ năng của bạn ngày một tăng cao, khả năng chịu áp lực rất tốt.
Với điều kiện phát triển đó, việc một người trợ lý trở thành người điều hành là hoàn toàn có thể xảy ra. Thậm chí, trong nhiều doanh nghiệp, khi có kế hoạch cất nhắc lên vị trí cao, ban điều hành sẽ ưu tiên người giữ chức vụ trợ lý. Đây là cơ hội để bạn trở thành người lãnh đạo như Phó giám đốc, Giám đốc trong tương lai.
Thích ứng nhanh với hành chính nhân sự
Công việc của người trợ lý giám đốc ngoài việc cố vấn còn có thi hành. Nghĩa là sau khi ban lãnh đạo đi đến thống nhất về kế hoạch, quyết định nào đó, trợ lý sẽ là người trực tiếp phân phó cho các phòng ban, cá nhân khác. Vì thế, người làm nghề này bắt buộc phải thích ứng với công tác nhân sự. Đây là nền tảng để bạn có thể hiểu rõ lĩnh vực này và thích ứng nhanh khi thăng tiến.
Lĩnh hội tinh thần doanh nhân – Khát vọng xa trên con đường sự nghiệp
Mỗi ngày, đối tượng mà trợ lý giám đốc tiếp cận nhiều nhất là người điều hành. Không chỉ là Giám đốc trong doanh nghiệp, trợ lý còn giao tiếp với Giám đốc công ty khác nếu họ là khách hàng, đối tác. Đây là môi trường rất tốt để lĩnh hội tinh thần doanh nhân và thêm khát vọng địa vị.
Đảm nhiệm chức vụ này, bạn sẽ thường xuyên được nghe và nhìn công tác quản trị kinh doanh. Bạn sẽ biết thêm rất nhiều về kỹ năng chuyên môn, kiến thức quản lý thực tế và cả tác phong làm việc. Những thông tin hữu ích này không được dạy trên ghế nhà trường. Bạn chỉ có thể tiếp xúc nếu làm nghề và nhờ đó, kỹ năng trợ lý được hoàn thiện, tạo bước đệm để bạn khát khao nhiều hơn.
Trợ lý giám đốc là công việc mang đến cho bạn rất nhiều giá trị, hơn cả những gì bạn bỏ ra. Con đường thăng tiến sự nghiệp của bạn vô cùng rộng mở nếu kiên trì theo nghề này. Vì vậy, bạn hãy định hướng bản thân đúng đắn và tham gia đào tạo trong thời gian sớm nhất. Những gì đạt được trong tương lai chắc chắn khiến bạn cảm thấy hài lòng, mang đến cuộc sống đủ đầy hơn.
